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淺析如何做好行政管理工作
發(fā)布日期：2015-08-13
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行政管理一詞，對(duì)于中國人來說，并不陌生，在傳統(tǒng)意義上，它主要指國家、政府和各種公共部門對(duì)公共事務(wù)的管理，也就是所謂的“治國安邦”，隨著管理科學(xué)的興起和發(fā)展，“行政管理”這一概念的內(nèi)涵和外延也發(fā)生了變化，廣義的行政管理的主體已拓展到包括現(xiàn)代企業(yè)在內(nèi)的一切組織。行政管理工作的好壞直接影響到組織工作的順利開展及其發(fā)展。
那么，如何做好行政管理工作呢？下面將簡明扼要的對(duì)于行政管理工作做一概括。
首先，各種行政規(guī)章、法規(guī)制度的貫徹落實(shí)與完善。沒有一個(gè)組織不存在規(guī)章制度，也沒有一個(gè)組織不健全組織原則，但是，再多的制度不去執(zhí)行，就等于各項(xiàng)制度不復(fù)存在。所以，真正的執(zhí)行各項(xiàng)制度，才是組織運(yùn)轉(zhuǎn)順暢、實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的重要保障。經(jīng)常會(huì)有某個(gè)組織，擁有健全的制度，完善的法規(guī)，但結(jié)果卻差強(qiáng)人意，究其原因，最主要的還是制度法規(guī)的落實(shí)—堅(jiān)決的貫徹執(zhí)行?？梢赃@樣說，如果認(rèn)真執(zhí)行了組織的各項(xiàng)規(guī)章制度，履行完善了相關(guān)程序，就會(huì)產(chǎn)生一個(gè)高效的組織，同時(shí)，由于每件事物都是在不斷地發(fā)展變化之中，故在實(shí)際工作中，就需對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度不斷的完善，才能適應(yīng)組織的發(fā)展。
中國傳統(tǒng)的人情文化致使很多管理者“落不下面子”而導(dǎo)致許多制度沒有實(shí)際的執(zhí)行，這樣長期下去必然導(dǎo)致大家做事隨意而為，漠視制度的存在，就不能如期完成組織的目標(biāo)。監(jiān)督執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹與落實(shí)，可以說是行政管理的重中之重。
其次，做好文書管理、檔案管理以及印章管理工作。所謂“文書管理”是指按照一定程序處理文書的全部活動(dòng)。通常包括按規(guī)定行文、收文管理、發(fā)文管理和文書保存等。文書管理是行政管理的組成部分，是提高行政效率和工作質(zhì)量的一項(xiàng)重要內(nèi)容。它涉及嚴(yán)格的審批程序，工作內(nèi)容廣泛，在組織活動(dòng)中被廣泛運(yùn)用，起著傳遞信息的重要作用。
所謂的“檔案管理”，是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。既稱之為檔案，往往都是重要的資料，具有保存價(jià)值。所以，妥善保存成為檔案管理的主要內(nèi)容，要根據(jù)檔案的種類、庫房條件、存放環(huán)境等對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)包裝。將同一時(shí)期、同一系統(tǒng)或相同性質(zhì)的全案合理排放，嚴(yán)格按已確立的分類體系和案卷的順序進(jìn)行排列。擬定檔案保管方案，定期進(jìn)行安全防火檢查，消除一切火災(zāi)隱患，建立嚴(yán)格的保密制度?？茖W(xué)高效的檔案管理，對(duì)于組織的科學(xué)決策和業(yè)務(wù)運(yùn)行提供可靠的依據(jù)，為組織的良好運(yùn)營和發(fā)展提供了重要的保障。
印章是一個(gè)機(jī)關(guān)、組織職權(quán)的權(quán)威代表，是一個(gè)單位在職權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)、行使職權(quán)的重要標(biāo)志。它包括公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等。行政管理工作中，必須明確印章的使用權(quán)限與范圍，做好專人保管工作，保證印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，杜絕違法行為，維護(hù)組織利益。
再者，做好各種會(huì)議管理工作。任何一個(gè)組織都或多或少不可避免的召開組織會(huì)議，而大多數(shù)人一提到會(huì)議就會(huì)煩感，究其原因，就是有的會(huì)議過于長篇大論，毫無實(shí)質(zhì)可言；有的會(huì)議雖然經(jīng)過激烈的辯駁最終也會(huì)不了了之。所以如何做好高效的會(huì)議組織召開是行政管理中的一項(xiàng)重要任務(wù)，要想達(dá)到會(huì)議宣貫政策、解決問題的目的，在組織會(huì)議前必須先明確會(huì)議主題，組織印制會(huì)議材料，明確會(huì)議參加人員范圍，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、程序、時(shí)長，會(huì)議中各種突發(fā)事件的處理，會(huì)議人員餐飲安排、車輛安排、住宿安排等等一系列問題，以上所有問題必須圍繞有序、高效的原則進(jìn)行。
另外，做好考勤、休假等工作也是行政管理工作的重要內(nèi)容?？记诠ぷ鞯母灸康脑谟诮?duì)組織成員的日常約束和激勵(lì)機(jī)制，使組織成員形成自覺的紀(jì)律觀念，進(jìn)而加強(qiáng)組織作為整體的凝聚力和戰(zhàn)斗力。因此，有效的匯總檢查考勤情況是衡量考勤工作績效的關(guān)鍵?？记诠ぷ餍枰欢ǖ慕M織程序，嚴(yán)格工作紀(jì)律，做好制度化管理，明確考勤分類、獎(jiǎng)懲細(xì)則等記錄文件的保存，按照國家法律法規(guī)完善請(qǐng)休假制度，從而為人員考評(píng)提供重要依據(jù)。
最后，做好出差、接待、禮儀方面以及后勤保障工作。出差接待方面必須嚴(yán)格執(zhí)行組織的規(guī)章制度，包括建立一套詳細(xì)的出差管理辦法、接待管理制度、規(guī)范辦公禮儀等，尤其是禮儀方面的培訓(xùn)工作，體現(xiàn)著一個(gè)組織的整體精神風(fēng)貌與素質(zhì)，這些工作內(nèi)容是行政部門樹立對(duì)外形像的重要展示窗口。后勤工作，包括物資申購經(jīng)濟(jì)及時(shí)、手續(xù)完備；設(shè)備保養(yǎng)達(dá)到有效利用的目的；車輛使用范圍、車輛維修程序嚴(yán)格按組織制度執(zhí)行，確保組織高效運(yùn)作；房屋不動(dòng)產(chǎn)的管理應(yīng)達(dá)到延長使用年限，保值增值的目的。要想做好以上的工作，既要按組織制度辦事，又要靈活掌握尺度。以便樹立一個(gè)高效的組織形象。
一名合格的行政管理者，可以使各項(xiàng)行政管理工作疏而不漏、井井有條，為組織的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、服務(wù)提供有效的支持和后勤保障。
